Steeds meer organisaties met een Microsoft 365-licentie kiezen voor een intranet op basis van SharePoint. Verstandige keuze; SharePoint maakt namelijk al onderdeel uit van Microsoft 365 en daarmee halen organisaties het maximale uit licenties die ze toch al hebben. Daarnaast is het platform veilig, schaalbaar en sluit het goed aan op de rest van de digitale werkplek.
Toch hoor je vanuit communicatie en HR vaak een ander geluid. Zij zijn degenen die het intranet dagelijks moeten gebruiken en beheren. En daar ontstaat regelmatig twijfel. Want standaard SharePoint wordt vaak gezien als complex, technisch en lastig te beheren zonder IT-kennis.
Dat is precies waar Fresh Intranet het verschil maakt. Fresh bouwt verder op SharePoint en voegt niet alleen functionaliteiten, maar ook uitgebreide beheermogelijkheden toe. Daardoor ontstaat een intranet dat wél binnen Microsoft 365 draait, maar tegelijkertijd door communicatieprofessionals eenvoudig te beheren is. Zonder dat je technische kennis of constante hulp van IT nodig hebt.
SharePoint biedt een sterke basis voor samenwerking, documentbeheer en informatieopslag binnen Microsoft 365. Daardoor wordt het door veel organisaties ook gebruikt als fundament voor een intranet. Maar het beheren van een intranet vraagt in de praktijk vaak om een andere vorm van beheer dan bijvoorbeeld bij een documentmanagement in SharePoint. Bij een intranet gaat het vooral om het dagelijkse beheer van content en communicatie richting medewerkers.
IT-afdelingen zijn goed in staat om SharePoint technisch in te richten. Maar zodra het intranet live is, verschuift het dagelijkse beheer naar de communicatiespecialisten of HR. En juist daar ontstaat de uitdaging. Want zonder SharePoint-kennis kan het beheren van een SharePoint-intranet al snel complex worden. Denk aan het aanpassen van de navigatie of het beheren van pagina-templates.
Fresh Intranet bouwt verder op de sterke basis van SharePoint en voegt daar functionaliteiten en beheermogelijkheden aan toe die specifiek zijn ontworpen voor intranetgebruik. Waar standaard SharePoint vooral gericht is op samenwerking en documentbeheer, richt Fresh zich juist op het dagelijks beheren van intranetcontent en interne communicatie om medewerkers van de juiste informatie te voorzien.
Met Fresh betekent het dat taken die normaal gesproken technisch of complex aanvoelen binnen SharePoint veel eenvoudiger worden. Communicatieteams krijgen meer controle over hun intranet en kunnen veel taken zelfstandig uitvoeren, zonder dat daar steeds ondersteuning van IT voor nodig is.
Wat voegt Fresh dan precies toe?
Eén van de grootste verschillen met standaard SharePoint is dat Fresh een centrale plek biedt waar de communicatieafdeling of medewerker het intranet kan beheren. In Fresh heet dit het Comms Centre. Hier worden nieuwsberichten, meldingen en events gemaakt en beheerd vanuit één overzichtelijke omgeving.
Voor communicatieteams betekent dit dat ze niet meer door verschillende SharePoint-sites hoeven te navigeren om content te beheren. Alles wat met interne communicatie te maken heeft, komt samen op één plek.
Vanuit dit centrale punt kan communicatie bijvoorbeeld:
Binnen Fresh kunnen communicatieteams nieuwe pagina’s of nieuwsberichten maken via een Content Creation Wizard. In plaats van dat een redacteur zelf moet nadenken over waar een pagina moet worden opgeslagen, welke metadata nodig is of hoe de opmaak moet worden ingericht, begeleidt Fresh dit proces stap voor stap.
De redacteur kiest bijvoorbeeld eerst het type content dat hij of zij wil maken, zoals een nieuwsbericht of een intranetpagina. Vervolgens helpt de wizard bij het toevoegen van belangrijke informatie zoals titel, afbeelding, doelgroep en publicatiedatum.
De voordelen hiervan zijn:
Bij veel intranetten ontstaat na verloop van tijd een wirwar aan pagina’s, nieuwsberichten en updates. Voor communicatie is het dan lastig om overzicht te houden over wat er al gepubliceerd is en wat er nog gepland staat.
Fresh biedt hiervoor een redactionele kalender waarin alle communicatiecontent samenkomt. Hierin zien communicatieteams in één oogopslag welke nieuwsberichten, pagina’s of meldingen gepland staan en wanneer deze worden gepubliceerd.
Dit helpt bijvoorbeeld bij:
Een andere uitdaging bij een intranet is dat de afdeling communicatie vaak weinig inzicht heeft in wat medewerkers daadwerkelijk lezen of gebruiken.
Fresh biedt hiervoor uitgebreide analytics en contentrapportages. Communicatieteams kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel keer een pagina wordt bekeken, welke nieuwsberichten populair zijn en welke onderwerpen vaak worden gezocht.
Dit helpt communicatie om:
Vaak ontstaat op een intranet na verloop van tijd een ander probleem: verouderde informatie. Pagina’s blijven jarenlang bestaan zonder dat iemand weet of de inhoud nog klopt.
Fresh helpt organisaties om hier meer grip op te krijgen door contentrapportages en governance-tools. Zo kan bijvoorbeeld worden bijgehouden wie eigenaar is van bepaalde content en wanneer een pagina voor het laatst is aangepast.
Daarnaast kunnen meerdere pagina’s of documenten tegelijk worden bijgewerkt via bulkacties. Hierdoor wordt het beheren van grote hoeveelheden intranetcontent een stuk efficiënter. Voor communicatieteams betekent dit dat het intranet actueel blijft zonder dat hiervoor ingewikkelde beheerprocessen nodig zijn.
Een intranet beheren vraagt in de praktijk om meer dan alleen een technisch goed ingericht platform. Het moet vooral eenvoudig te beheren zijn voor de teams die dagelijks met content en interne communicatie werken.
Fresh Intranet breidt SharePoint uit met functionaliteiten die dit mogelijk maken. Zo kunnen communicatieteams hun intranet grotendeels zelf beheren, zonder voortdurend afhankelijk te zijn van IT. Benieuwd hoe Fresh Intranet in de praktijk werkt? Lees hier meer over Fresh Intranet of plan een demo.
