WorkPoint Projectmanagement brengt structuur, overzicht en governance in projectmatig werken op SharePoint. Geen losse applicatie, geen maatwerk, maar een bewezen standaardoplossing binnen jouw Microsoft 365-omgeving.
Projectinformatie, documenten, taken en communicatie zijn per project logisch bij elkaar gebracht. Hierdoor weten projectteams altijd waar ze moeten zijn en werk je met actuele en volledige informatie.
Door vaste structuren, fases en beslismomenten voorkom je dat projecten ongecontroleerd doorgaan. Risico’s, kwaliteit en voortgang zijn inzichtelijk en aantoonbaar beheerst.
Gebruikers werken in vertrouwde Microsoft 365-applicaties. Er komt geen nieuw systeem bij, waardoor gebruikersadoptie sneller verloopt en projectteams direct productief zijn.
WorkPoint Projectmanagement is een standaard projectmanagementoplossing bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. Het is ontworpen voor organisaties die projectmatig werken en behoefte hebben aan meer structuur en grip dan standaard SharePoint biedt. Door gebruik te maken van vaste projecttemplates, metadata en processen ontstaat één consistente manier van werken voor alle projecten, ongeacht team of projecttype.
De oplossing ondersteunt de volledige projectlevenscyclus: van initiatie en planning tot uitvoering en afronding. Documenten, taken, e-mails en risico’s worden automatisch in de juiste context vastgelegd. Zo behouden projectmanagers overzicht, werken teams efficiënter samen en is governance en compliance aantoonbaar geborgd binnen de eigen Microsoft 365-tenant.
"In de praktijk liepen we tegen de grenzen van ons documentbeheer aan. AFAS is voor ons het bronsysteem en dat wilden we ook zo houden, maar voor documentmanagement schoot het tekort. Wat begon als een basis voor gestructureerd documentbeheer, groeide uit tot een breed gedragen digitale werkomgeving met slimme integraties, duidelijke processen, veilige datastromen en een uniforme manier van samenwerken. En wanneer in AFAS een klant of klantdossier wordt aangemaakt, wordt automatisch de bijbehorende structuur in SharePoint opgezet, inclusief alle relevante klant- en dossierinformatie."
WorkPoint Projectmanagement combineert structuur, automatisering en inzicht. De functionaliteiten zijn gegroepeerd rondom de belangrijkste onderdelen van projectmatig werken.
Projecten starten automatisch met een vaste structuur, afgestemd op projecttype en werkwijze.
Alle projectdocumenten worden centraal opgeslagen en logisch geordend binnen SharePoint.
Altijd werken met de juiste versie, met volledig inzicht in wijzigingen en documenthistorie.
Projectdocumenten worden opgesteld op basis van vaste sjablonen voor consistente output.
Projectinformatie snel terugvinden via metadata en inhoud, ook bij grote aantallen documenten.
Veilig documenten delen met externe partijen binnen afgeschermde projectruimten.
Projecten doorlopen vaste fases met duidelijke beslismomenten en controlepunten.
Altijd inzicht in voortgang, mijlpalen en aandachtspunten per project.
Belangrijke besluiten en goedkeuringen worden centraal en aantoonbaar vastgelegd.
Alle acties en wijzigingen binnen projecten zijn volledig traceerbaar.
Kritische deadlines en belangrijke projectmomenten blijven inzichtelijk bewaakt.
Projecten voldoen aantoonbaar aan vast beleid en relevante wet- en regelgeving.
Taken worden automatisch aangemaakt en toegewezen op basis van rol, fase of projectstatus.
Vaste workflows ondersteunen controles, goedkeuringen en overdrachtsmomenten.
Gebruikers ontvangen tijdige meldingen bij acties, deadlines en faseovergangen.
Altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is binnen het project.
Taken zijn direct gekoppeld aan relevante projectdocumentatie en context.
Automatisering vermindert foutgevoeligheid en voorkomt dubbel werk.
Projectrisico’s worden structureel vastgelegd en gekoppeld aan maatregelen.
Risico’s zijn inzichtelijk op basis van impact, status en opvolging.
Vaste kwaliteitsstappen en controlepunten ondersteunen consistente projectkwaliteit.
Stakeholders hebben inzicht in projectstatus, risico’s en voortgang.
Afgeronde projecten blijven beschikbaar voor evaluatie en kennisdeling.
Risico- en kwaliteitsmanagement zijn geïntegreerd in elke projectfase.
Inzicht in alle lopende projecten met status, voortgang en aandachtspunten.
Overzicht over meerdere projecten voor betere prioritering en sturing.
Actuele projectdata ondersteunt besluitvorming op managementniveau.
Snel analyseren en selecteren op projecttype, status of verantwoordelijke.
Direct inzicht in projecten en taken die directe aandacht vragen.
Project- en portfoliogegevens visueel verrijken met Power BI-dashboards.
Sla projectmails en bijlagen direct op in de juiste locatie in SharePoint, inclusief relevante metadata zoals afzender, datum en projectnaam. Zo blijft belangrijke projectcommunicatie centraal opgeslagen en eenvoudig terug te vinden voor het hele team.
Werk moeiteloos aan projectdocumenten binnen Word, Excel of PowerPoint, direct vanuit SharePoint. Met versiebeheer, duidelijke mappenstructuren en metadatafilters behoud je overzicht en voorkom je dubbel werk.
Bestanden en gesprekken uit projectkanalen in Teams worden automatisch opgeslagen in de bijbehorende SharePoint-structuur. Zo blijft alle projectinformatie georganiseerd, goed doorzoekbaar en altijd beschikbaar voor teamleden.
Nee. WorkPoint Projectmanagement werkt volledig bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. Er komt geen apart systeem of externe omgeving bij. Projectteams werken in dezelfde SharePoint-, Teams-, Outlook- en Office-omgeving die zij al kennen, terwijl WorkPoint zorgt voor vaste projectstructuren, metadata, processen en governance. Dit voorkomt versnippering en maakt adoptie eenvoudiger.
SharePoint is flexibel, maar die vrijheid leidt in projectomgevingen vaak tot verschillende structuren, onduidelijke afspraken en beperkt overzicht. WorkPoint brengt hier structuur in door vaste projecttemplates, fases en metadata af te dwingen. Hierdoor werken alle projectteams op dezelfde manier en blijft projectinformatie beheersbaar, ook wanneer het aantal projecten groeit.
WorkPoint Projectmanagement is een standaardoplossing met uitgebreide configuratiemogelijkheden. De oplossing kan worden ingericht op basis van jullie projecttypen, fases en werkwijzen, zonder maatwerkontwikkeling. Maatwerk is mogelijk, maar vraagt om een uitgebreidere inventarisatie en brengt extra beheer en complexiteit met zich mee. In de praktijk is dit meestal niet nodig.
Ja. Alle projectdocumenten, metadata, taken en communicatie blijven volledig opgeslagen in de eigen Microsoft 365-tenant. WorkPoint gebruikt geen externe opslag en slaat geen data op buiten jullie omgeving. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan security-, compliance- en auditvereisten.
Ja. WorkPoint Projectmanagement kan worden ingericht voor verschillende projectmethodieken, zoals Prince2, Agile of een eigen werkwijze. Projecttemplates, fases en workflows worden afgestemd op hoe jullie projecten zijn georganiseerd, zonder dat dit leidt tot verschillende werkwijzen per team.
Voor eindgebruikers verandert er weinig in tooling. Zij blijven werken in SharePoint, Teams, Outlook en Office. De structuur en begeleiding die WorkPoint toevoegt, helpt juist om sneller en consistenter te werken. Hierdoor is de leercurve beperkt en verloopt adoptie in de praktijk soepel.
Ja. Veel organisaties starten met een basisinrichting voor projectdocumentatie en voortgang. Vanuit die basis kan de oplossing stapsgewijs worden uitgebreid met extra functionaliteit, zoals risicomanagement, rapportages of aanvullende workflows, zonder opnieuw te hoeven beginnen.
Omdat WorkPoint werkt met standaardconfiguraties, is de implementatietijd relatief kort. Afhankelijk van de scope en inrichting kunnen projectteams vaak binnen enkele weken werken met de nieuwe projectstructuur.
I4-YOU is specialist in project- en documentmanagement binnen Microsoft 365. Als ervaren WorkPoint-partner helpen wij organisaties om projectmanagement op SharePoint niet alleen technisch in te richten, maar vooral werkbaar en beheersbaar te maken. Daarbij kijken we verder dan functionaliteit alleen: projectstructuur, governance, compliance en dagelijks gebruik staan altijd centraal.
Onze implementatieaanpak is pragmatisch en gefaseerd. We starten met inzicht in jullie projectorganisatie, werkwijzen en informatiebehoefte. Op basis daarvan richten we WorkPoint Projectmanagement in volgens bewezen best practices, afgestemd op jullie projecttypen en methodieken. Geen onnodig maatwerk, maar een solide, bewezen en toekomstbestendige inrichting die schaalbaar blijft.
Tijdens de implementatie zetten we eerst een sterke basis neer, zodat projectteams snel aan de slag kunnen. Vanuit die basis is er ruimte om stapsgewijs uit te breiden, bijvoorbeeld met extra projectfunctionaliteit, rapportages of governance. We begeleiden zowel de technische inrichting als de gebuikersadoptie, en zorgen ervoor dat rollen, rechten, structuren en projectafspraken goed zijn vastgelegd. Zo groeit de oplossing mee met de organisatie, zonder dat overzicht en beheersbaarheid verloren gaan.
